Кагыйдәләр ни өчен бастырылган
По правилам описания судят о том, можно ли доверять описанному. Собрание, которое не объясняет, что означают его поля, вынуждает проверять каждую запись заново — и потому не экономит исследователю ни часа.
Моннан төп кагыйдә килеп чыга, ә калганнары аннан: билгеләнмәгәне туры күрсәтелә, ышандырырлык фараз белән алыштырылмый. «Билгеләнмәгән» билгесе куелган буш кыр да тутырылганы кебек үк мәгълүмат: ул нәрсәне ачыкларга кирәклеген әйтә.
Мәҗбүри кырлар
Исем, килеп чыгышы, саклау урыны, атрибуция һәм куллану шартлары тутырылмыйча язма кертелми. Калганы билгеләнгән саен өстәлә.
- Исем
- Берәмлекнең исеме. Чын исеме билгесез булса — тасвирлау исеме бирелә, һәм бу искәртелә.
- Килеп чыгышы
- Мәгълүмат каян: басма, архив шифры, тупланма хуҗасы. Кыр һәрвакыт мәҗбүри — килеп чыгышы күрсәтелмәгән язма кертелми.
- Төп нөсхәне саклау урыны
- Төп нөсхә физик яктан кайда урнашкан. Табылмаган булса — шулай дип языла, эзләү юнәлешен күрсәтеп.
- Даталау
- Ясалу яки чыгу вакыты. Аралык һәм якынчалык рөхсәт ителә, уйдырма — юк.
- Атрибуция
- Өч дәрәҗәнең берсе — түбәндә карагыз.
- Тасвирлама
- Составы, тиражы, мөхәррирләре, шартлары. Шунда ук чыганаклар арасындагы аермалар атала.
- Куллану шартлары
- Хокуклар һәм чикләүләр; мәгълүматның нәрсә белән тикшерелгәне һәм нәрсә белән тикшерелмәгәне.
- Катнашучылар
- Кем тапшырган, килеп чыгышын билгеләгән, сәфәрдә яки язып алуда ярдәм иткән. Теләк буенча — исемсез.
- Кертелгән
- Язманың тупланмада барлыкка килү датасы. Берәмлекнең даталавы белән бутарга ярамый.
Фонд актлары өчен «Карарлар һәм эш йөртү» обязательны дополнительно: предмет решения, а также — по мере установления — орган, номер, дата, норма, действовавшая на момент издания, и полный архивный шифр. Акт без предмета не вносится вовсе: запись, сославшаяся на несуществующее решение, обесценивает всё собрание.
Атрибуциянең өч дәрәҗәсе
- килеп чыгышы билгеләнгән
- Берәмлекнең каян икәне билгеле һәм бу саклау шифры, басма яки хуҗаның туры шаһитлеге белән расланган.
- килеп чыгышы төгәлләштерелмәгән
- Мәгълүмат намуслы чыганактан алынган, ләкин төп нөсхә буенча тикшерелмәгән. Нәрсә җитмәгәне язманың үзендә әйтелгән.
- килеп чыгышы билгеләнмәгән
- Берәмлек бар, ләкин аның каян икәне билгесез. Мондый язма сакланып кала: килеп чыгышы турындагы мәгълүматның югалуы предмет турындагы мәгълүматны юк итәргә нигез түгел.
Даими адрес
Һәр берәмлекнең түбәндәге төрдәге адресы бар /u/…, и он не меняется никогда: ни при переименовании единицы, ни при переносе её между фондами, ни при пересмотре атрибуции. Ссылка, поставленная в научной работе или в официальном документе, обязана работать через двадцать лет.
Это единственное необратимое решение в устройстве собрания. Раздел, наполненный до того, как решён вопрос адресации, пришлось бы переадресовать целиком — и все внешние ссылки на него сломались бы.
Хаталар һәм төзәтүләр
Ошибки неизбежны, и правило здесь одно: исправление вносится в запись, а адрес сохраняется. Существенные исправления — изменение датировки, атрибуции, реквизитов акта — оговариваются в самой записи, а не производятся молча.
Чыганаклар арасындагы аерма уңайлысын сайлап бетерелми: ике версия дә атала һәм кабул ителгәне, ни өчен икәнен күрсәтеп, әйтелә. Хата турында хәбәр итәргә мөмкин катнашырга чакыру.
Сылтама ясау
На странице каждой единицы приведена готовая строка для сноски с постоянным адресом и датой обращения. Ссылаться следует на адрес единицы, а не на страницу фонда: состав фонда меняется, адрес единицы — нет.